“Le succès est le résultat de la perfection, du travail acharné, de l’apprentissage de l’échec, de la loyauté et de la persévérance”
Philip Reyes
Pour commencer, permettez-moi de partager avec vous l’une de mes citations favorite.
Ainsi, nous allons voir ensemble 5 points clés pour optimiser votre gestion :
1. Optimisation des coûts
Les présidents de groupe doivent constamment trouver des moyens d’optimiser les coûts tout en maintenant la qualité des produits et des services. Le plus souvent, la perte de temps est due à des processus internes mal optimisés. Aussi, tous vos services sont concernés, car le suivi du temps doit s’opérer à tous les niveaux. En moyenne dans les entreprises, 109 heures de productivité sont perdues par manque de productivité des équipes, soit plus de 15 jours de travail et 1 demi-salaire par an.
Solution
Dans cette situation, la meilleure chose à faire est de revoir l’ensemble des processus de la société dans le but de traquer la moindre perte de temps.
Aussi, l’utilisation d’outils modernes et agiles peut vous aider à améliorer l’efficacité de vos équipes.
Par exemple, nous avons constaté que la perte de productivité en entreprise était souvent liée à : une mauvaise communication entre les différents services, l’utilisation d’outils numériques peu adaptés ou encore le manque d’automatisation de tâches répétitives.
2. Améliorer la qualité des produits & services
En tant que garant de la qualité des produits ou des services, vous devez vous assurer que toute votre chaîne de valeurs (de la prise de contact avec un prospect, à l’envoi de la facture) se déroule sans contretemps ou obstacles. L’ensemble de vos canaux et de vos systèmes de livraison (produits ou services) doivent être optimisés et automatisés au maximum.
Solution
Il serait intéressant de se pencher sur les « Pain Points » que vous remontent vos collaborateurs et vos clients. Il est important de mener des enquêtes de satisfactions (internes et externes) pour que vous puissiez rester au plus proche de la réalité du terrain.
L’utilisation d’outils tels que les systèmes de gestion de la qualité (QMS) pour automatiser les processus de contrôle qualité et suivre les performances sont intéressants à exploiter pour mesurer les anomalies et les corriger.
3. Gestion efficace des risques
Gérer les risques quand on est responsable du maintien de l’activité est un enjeu majeur. Une entreprise qui ne gère pas risques dans sa globalité s‘expose à de nombreux dangers. Il faut donc s’assurer qu’ils soient pris en compte tout au long du processus de production.
Solution
Il peut être utile d’utiliser des outils de gestion des risques tels que des logiciels de gestion de la continuité d’activité pour identifier les risques potentiels et évaluer leur gravité. Il est également fondamental de mettre en place des systèmes de surveillance pour détecter les anomalies et les erreurs, ainsi que des systèmes de sauvegarde pour protéger les données critiques de l’entreprise. Il est important de mettre en place une réponse rapide et efficace en cas de crise.
4. Améliorer la prise de décision
En tant que responsable opérationnel, vous devez souvent être confrontés à des situations qui nécessitent des prises de décisions rapides et fermes, pour les besoins de votre activité.
Pour faire en sorte que celles-ci soient le plus efficace possible, il est crucial d’avoir une vue d’ensemble sur les métriques de votre organisation (différents services). Quand vos données sont consultables en un coup d’œil, cela vous permet d’identifier les tendances, les opportunités d’amélioration et les risques auxquels vous faites face.
Solution
Il faut d’abord que votre entreprise soit équipée en outils permettant de centraliser ces données. L’objectif étant de pouvoir les rassembler, les stocker, les analyser et les visualiser.
Si c’est votre cas, la Business Intelligence (BI) sera votre meilleur allié.
Elle vous permettra d’identifier les tendances, les opportunités d’amélioration, les risques, et ainsi prendre des décisions éclairées. Certains outils de Data Analytics peuvent également être utilisés pour optimiser vos processus, faire des prévisions à (court, moyen et long) terme puis d’automatiser vos tâches répétitives.
5. Améliorer la gestion de projet
La gestion de projet est un domaine clé, car elle permet de s’assurer que les projets sont livrés à temps, dans les délais impartis et dans le budget alloué.
En effet, c’est le déroulement de vos projets ou gestion de votre Delivery qui vous positionne comme une entreprise réactive, efficace et performante auprès de vos clients.
Vous l’aurez compris, la gestion des projets clients, de la commande à la livraison, est une thématique majeure qu’il ne faut surtout pas négliger.
Solution
Pour gérer efficacement les projets, les présidents de groupe peuvent utiliser des outils de planification et de suivi de projet basés sur le temps passé.
Vous pouvez utiliser des outils de gestion de projet tels que les PMO pour planifier les tâches, suivre les délais et les coûts, et gérer les ressources.
Les outils de collaboration en temps réel, tels que les tableaux de bord de projet, permettent aux membres de l’équipe de partager des informations et de communiquer facilement, ce qui contribue à une meilleure coordination et une meilleure transparence.
